sur 8 mars 2023 Sommaire
Objectif de la relance préventive de factures Dolibarr & DoliPlus
L’objectif de la relance de factures préventive Dolibarr est d’obtenir le paiement des factures à leur date d’échéance et de contribuer au bon suivi des factures impayées en automatisant l’envoi d’un rappel avant échéance.
L’envoi d’une lettre de relance préventive, avant que le délai de paiement de la facture ne soit dépassé, permet de maximiser le paiement des factures à leur date d’échéance.
La relance s’effectue entre -15 jours et -5 jours par rapport à la date d’échéance.
Les médias utilisés sont le courrier ou l’émail, ce dernier est le moyen de relance qui présente le meilleur taux de réponse.
Les interlocuteurs de la comptabilité fournisseurs sont définis au préalable pour au bon adressage par mail.
Un journal des envois constitue un historique.
Autres avantages de la méthode :
- Conserver une bonne relation avec l’acheteur, ce dernier n’étant pas en retard de paiement,
- Favoriser l’identification anticipée d’un éventuel litige qui empêche le paiement de la facture,
Configuration de la relance de factures préventive Dolibarr
La console d’administration du module comptabilité permet de paramétrer différentes options. (Configuration / onglet «Relance avant échéance »)
Une option générale permet de définir si l’adresse mail ou postale utilisée pour la relance est celle de la fiche du Tiers ou celle d’un contact défini par défaut.
L’affectation de contacts par défaut sur chaque client est nécessaire afin de définir avec précision l’adresse postale et /ou l’adresse mail du contact à relancer surtout si un centre de facturation différent de la fiche du Tiers est utilisé par l’un de vos clients.
Pour désigner un contact du Tiers A dont l’adresse doit correspondre à l’adresse de facturation sélectionner le type «contact client Facturation ».
Pour désigner un contact pour le Tiers A en charge du suivi des règlements, sélectionner le type «Contact client en charge des règlements ».
Nota:
- Si un Tiers n’a qu’un contact du type «contact client Facturation », c’est cette adresse postale ( et/ou mail) qui sera utilisée.
- Si un tiers à ces deux types de contacts, c’est l’adresse mail du contact «Contact client en charge des règlements » qui sera utilisée.
- Délai de tolérance initial : Le délai de tolérance avant retard sur une facture est défini en console d’administration pour tous les clients.
- Délai entre deux relances en jour(s): Par la suite, les relances s’enchaînent selon le délai inter relances lui aussi défini via la console d’administration.
- Nombre maximum de relances: Le nombre de relances peut être réduit.
- La présence de la facture au format PDF est obligatoire dans le dossier GED de la facture du client. Elle n’est pas re générée par le module.
Variable de substitution utilisée
Une variable est utilisée
{relance} : Cette variable contient le n° de la relance
- {facture} : Cette variable contient un ensemble de lignes correspondant aux factures avec des informations de détail
Exemple d’application :
Objet: Vos factures arrivent à échéance
Madame, Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir trouver ci-dessous un rappel des factures, qui reste arrivent bientôt à échéance.
{facture}
Nous vous remercions par avance de votre aimable règlement.
Restant à votre disposition pour tout complément d’information,
Cordialement.
Le Service Facturation
Relance des Factures impayées automatisées
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