Organiser les événements, tâches et autres actions avec Dolibarr & DoliPlus

Le module Agenda permet de bénéficier d’un calendrier dans Dolibarr et de gérer des notions comme des événements ou les tâches.

Ces actions (ex un RDV chez le client ou un rappel de tâche) enregistrées manuellement par l’utilisateur, et permette une bonne organisation de son emploi du temps dans un esprit de travail collaboratif.

 Ce module est livré en standard avec la distribution de Dolibarr, il est déjà installé.

Vocabulaire utilisé

Avant d’aller plus loin sur l’utilisation du module Agenda, il est important de bien comprendre les termes « d’Evénements /de Taches / d’Action ».

Ces notions souvent confondues ont des vocations différentes, il est intéressant de se familiariser avec ces termes admis dans la plupart des ERP (norme RFC2445).

Les applications de gestion de taches/plannings/agenda tel Outlook, Lightning, Webcalendar, etc .. ,  gèrent des notions semblables qui sont :

  • Les événements (event en anglais dans la norme)
  • Les taches (to-do en anglais dans la norme)

Ces notions que nous appellerons « Actions »sont très proches mais restent destinées à des vocations différentes, ci-après sont décrites les nuances.

Les événements

Un évènement, est une notion qui caractérise une action instantanée ou de longue durée qui a eu dans le passé ou doit avoir lieu dans le futur.

Il a les caractéristiques suivantes :

  • Un libellé (Dans la norme ical: summary)
  • Une description (Dans la norme ical: description)
  • Une date début (Dans la norme ical: dtstart)
  • Une date de fin (Dans la norme ical: dtend) ou une durée (Dans la norme ical: duration) mais c’est l’un ou l’autre et pas les deux.
  • Un lieu, comme un nom de salle par exemple (Dans la norme ical: location)
  • Une priorité (Dans la norme ical: priority)
  • La transparence (dans la norme ical: transp) qui dit si les acteurs sont rendus indisponibles par cette tache.
  • Un statut (tentative, confirmé ou annulé), rarement utilisé.
  • D’autres informations moins structurantes.

Exemple d’utilisation : Cela correspond aux informations que l’on voit dans les calendrier Outlook ou Thunderbird/Lightning On utilise les « events » pour stocker les rendez-vous par exemple.

Dans Dolibarr, la notion de pourcentage d’avancement à été ajoutée.

Les tâches (to-do)

Une tache a les caractéristiques suivantes :

  • Un libellé (Dans la norme ical: summary)
  • Une description (Dans la norme ical: description)
  • Une date de début (Dans la norme ical: dtstart)
  • Une date de fin (Dans la norme ical: due) ou un durée (Dans la norme ical: duration) mais l’un ou l’autre et pas les deux.
  • Un pourcentage d’état d’avancement (Dans la norme ical: percent-complete).
  • Une priorité (Dans la norme ical: priority).
  • Un statut (en cours, confirmé ou annulé)
  • D’autres informations moins structurantes.

Exemple d’utilisation: Cela correspond aux tâches que l’on trouve sous Outlook (onglet Taches), Thunderbird/Lightning, pour stocker un travail à faire (tâche) dans une plage de date donnée et notamment une date de fin d’exécution définie .

Les événements systèmes

Sous Dolibarr, on appelle aussi ces événements, les actions. Il y a les événements systèmes, actions automatiques (créés automatiquement par Dolibarr) et les manuelles (crées explicitement par l’utilisateur).

Les événements automatiques

On configure dans le module Agenda, les événements que l’on veut voir créer automatiquement dans le calendrier. Les événements choisis (création facture, validation commande) sont alors sauvés dans le calendrier automatiquement. Ils symbolisent une action métier qui vient d’être réalisée. Ils sont donc crées au statut réalisés (pourcentage avancement = 100%). La durée de ces événements est en général de 0 secondes (date de fin = date de début).

Cf configuration.

Les événements manuels

On peut aussi en créer soi-même manuellement via les menus sous le menu Agenda. On peut ainsi Créer, Modifier, Supprimer un événement (nommé action dans Dolibarr). Ces événements auront une date de début, de fin et un état d’avancement choisi par l’utilisateur qui peut être modifié ultérieurement.

Comment créer une action sur son planning agenda ?

Différents raccourcis sont disponibles dans l’ERP. Les plus pratiques, qui sont en plus pré-formatés sont ceux accessibles par une icône directement à partir d’une fiche de tiers, ou fiche de contacts.
Ces icônes sur la fiche de tiers comme l’ icône voiture pour le RDV sur la fiche contact automatise de remplissage par exemple par l’adresse et le libellé pour le RDV.
Exemple
– Affectez les participants à votre événement et suivre leur état de présence : confirmé, présent, non confirmé, fait ou annulé;
– Affichez les statistiques de vos événements par organisateur;
– Affichez les statistiques de vos participants (société ou personne client) qui ont participé à des événements.
– Envoyez des e-mails de rappels à vos participants.
– Consultez vos événements sur le calendrier de Dolibarr afin de gérer les rappels des dates de commencements.

Les différentes vues – Agenda et Planning

Vue en liste

Trois vues sont disponibles :

  1. Une vue en liste générale disponible depuis le menu haut Agenda
  2. Une vue filtrée sur le tiers via son onglet « Événements ». Nota : Les listes d’événements sur fiche de tiers, client, prospect sont dépréciées.
  3. Une vue filtrée sur le contact de tiers via son onglet « Événements »

 

Par défaut sur la vue générale, la liste est filtrée sur ses actions et les Événements du type incomplets (non achevés) mais peut être basculé via le bouton central vers les Événements terminés.

Agir sur les pictogrammes de gauche pour afficher le contenu de la note, accessible en survol aussi sur le libellé.

Agir sur les différents filtres pour retrouver un événement précis.

Vue en calendrier

Différentes vues en mode calendrier semaine, jour et mois offre une vue exhaustive sur les actions des uns et des autres.

Vue en agenda sur DoliPlus et DoliPlusmobi

Voir le chapitre Agendas et Plannings synchronisés avec Smartphones.

 

Configuration

Dictionnaire

Le dictionnaire des événements dans le dictionnaire générale permet d’ajouter et de désactiver les types d’événements.

Délais de tolérance avant alerte

Accueil ->configuration-> Alertes

Cet écran permet de définir les délais de tolérance après lesquels une alerte sera signalée à l’écran par le pictogramme Triangle

Configuration du module actions et agenda

Accueil ->configuration-> Agenda

Réglage des actions automatiques

Espace de configuration des calendriers

Accueil ->configuration-> Calendrier

Les action sur la vue agenda sont filtrées par utilisateur. Ici on peut régler par utilisateur, les actions à visualiser en écriture comme en lecture.

 

 

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