sur 30 avril 2016 Sommaire
Introduction
DoliPlus apporte une gestion de la note de frais intégrée à votre Dolibarr.
- Le module « Note de frais+ » permet de créer/modifier/valider des notes de frais, réaliser les paiements de ces notes, les envoyer par émail, joindre des justificatifs, etc.…
- Le module inclut une liste de dépenses prédéfinies (« Restaurant », « Avion », « Taxi », …) et permet le calcul des frais kilométriques à partir du véhicule sélectionné et du nombre de kilomètres (le barème appliqué est celui de l’URSSAF de cette année).
- Il est possible de modifier/rajouter des types de dépenses et de modifier le barème utilisé pour le calcul des frais kilométriques pour chaque catégorie de véhicule.
Nouveau : Saisie possible dans la nouvelle Application Mobile DoliPlusMobi
Fonctionnalités
- Possibilité de spécifier les droits par utilisateur (création/édition/validation de notes, envoi par émail, etc.),
- Possibilité de rajouter/éditer/supprimer les dépenses prédéfinies. Chaque dépense est associée à un taux de TVA,
- Création d’un fichier PDF récapitulant la note de frais avec ses pièces jointes scannées en un seul document PDF. Envoi de ce PDF par émail,
- Calcul automatique des frais kilométriques en fonction du type de véhicule sélectionné et du nombre de kilomètres effectués (barème de l’URSSAF entièrement modifiable),
- Affichage des statistiques par utilisateur ou par client,
- Le module est lie chaque utilisateur à un compte tiers fournisseur afin de transformer la note de frais en facture d’achat. Il est possible ensuite d’effectuer des règlements de notes de frais éventuellement en virement SEPA via la facture fournisseur créée. Les écritures sont transférées lors des exports vers la comptabilité,
- Possibilité de lier un client à une dépense,
Configuration
Le module doit être activé et apparaitre dans le menu Outils.
Choisir dans le menu gauche «Configuration» puis définir par utilisateur.
Onglet – Comptes
- Le compte fournisseur associé
- La catégorie de véhicule
Onglet- Dictionnaires
Permets de personnaliser les données.
- Types de dépenses
- Tranches Frais kilométriques
- Catégories de véhicules
- Catégories de paiements
- Barèmes Frais kilométriques
Nota :
Pour les «Types de dépenses» il est nécessaire d’ajuster les codes comptables fournis par défaut à celui de votre plan comptable enregistré dans le module comptabilité. Cela permettra d’assurer une bonne ventilation de chaque dépense au sein des factures fournisseurs.
Le taux de TVA est définie dans les types de dépenses.
En matière de restauration,en France voici les taux qui s’appliquent :
- Le taux de 10% s’applique pour tous les produits alimentaires qui sont consommés immédiatement, qu’il s’agisse de :nourriture à emporter,
nourriture à livrer, nourriture à consommer sur place, ou de prestation de traiteur (hors services annexes tels location de salle). - Le taux de 5,5% s’applique pour les produits alimentaires conditionnés qu’il est possible de conserver et de consommer plus tard. Par exemple une bouteille d’eau fermée, ou un plat préparé sous vide. Peu importe que le produit soit consommé plus tard ou immédiatement.
- Le taux de 20% s’applique pour les boissons alcoolisées, qu’elles soient consommées sur place, livrées ou emportées. Le taux de TVA alcool est unique.
Onglet – Configuration
Permet de définir :
- Modèle de numérotation des notes de frais
- Modèle de PDF pour la génération des notes de frais
- Groupe de validation : Les utilisateurs appartenant à ce groupe pourront valider les notes de frais
- Événement automatique lié aux notes de frais
Validation d’une note de frais
Envoi par e-mail d une note de frais
Paiement d’une note de frais
Annulation d’une note de frais
Saisie d’une note de frais
Saisie sur l’application Web DoliPlus
Rentrer les totaux HT ou TTC de la dépense selon le type de frais.
La colonne quantité doit être toujours à 1, car c’est le total qui est saisie sauf pour la quantité de Km parcourus.
Se reporter également au tutoriel vidéo.
Saisie sur l’application Mobile DoliPlusMobi
Application type PWA (Personal Web App) compatible Ios + Android.
Édition du document PDF
Au lancement de la génération du PDF, les pièces déposées dans la GED seront assemblées à la suite du tableau de la note de frais. Les pièces jointes peuvent être des images ou bien des fichier PDF.
Pour éviter un assemblage déposer les pièces dans un sous-dossier «ne_pas_assembler» de la GED.
Une erreur peut apparaitre si les fichiers du type PDF ne peuvent être ouverts afin de les assembler. Dans ce cas il est conseillé de générer un autre PDF par impression de celui-ci puis de le remplacer dans la GED.
Plusieurs méthodes existent :
- Pour les utilisateur de Windows 10 il est possible d’ouvrir le fichier en local sur votre machine via votre lecteur de PDF puis de lancer une impression virtuelle du document en choisissant «Microsoft Print to PDF»,
- Scanner le document,
- Le transformer en image,
Nota Mars 2021 : Une conversion du PDF au format 1.4 vers une version compatible supérieure est désormais disponible. Le fichier originel est remplacé par un fichier nommé avec un préfixe « converti_ ».
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