sur 6 juillet 2023 Sommaire
Gestion des encours clients – ERP Dolibarr & DoliPlus
Une bonne maîtrise de l’encours client permet de limiter les retards de paiement et de réduire les litiges.
C’est un indicateur essentiel pour appréhender la bonne santé financière de l’entreprise, car il permet de mesurer les ventes effectivement converties en liquidités.
Un suivi régulier et efficace par des points réguliers de vos encours clients avec cet outil de suivi intégré dans votre ERP Doliplus & Dolibarr permet de suivre régulièrement l’évolution de l’encours global, mais aussi par client.
Les encours clients correspondent à l’ensemble des règlements à percevoir de vos clients :
- Des factures échues, non réglées avant le délai convenu,
- Des factures non échues,
- Des factures à émettre correspondant au total des commandes validées.
Il faut bien évidemment retrancher à cette somme les avances et acomptes déjà réglés selon la formule suivante :
Encours client = (factures échues + factures non échues + factures à émettre) – avances et acomptes et règlements partiels
Nota :
Il existe en standard un outil plus simple pour définir le niveau d’encours par client. Ce module apporte une gestion avancée des encours. Cette fonctionnalité ne fait pas partie de la distribution standard. Merci de contacter votre service commercial.
Une vue d’ensemble
Une vue en liste depuis le menu Vente->Outils ->Liste des encours clients permet d’afficher les clients concernés, à savoir ceux avec des règlements à percevoir tel que défini ci-dessus.
- Les filtres dynamiques croisés mettent en valeur les attentions de suivis rapidement pour conduire les actions nécessaires.
- Les colonnes de détails du calcul peuvent se masquer afin de gagner en synthèse.
- Un popup donne le détails du contenu des cellules pour les colonnes factures et commandes, avec pour le détail des factures échues le nombre de jours de retard.
Graphiques
Trois types sont disponibles
- Montants des encours et limites par niveaux
- Pourcentage des encours dépassés par niveaux
- Niveau bloqué : Dépassement d’encours/ Limite autorisée
Un widget est disponible en page d’accueil avec sur les niveaux d’alerte sur encours «Alerte sur le dépassement» et «Bloquer tout dépassement (sauf dérogation) » un graphique des dépassements des encours sur les montants encours autorisés.
Les acteurs de la relation client informés
Les acteurs de la relation client de votre entreprise en contact avec vos clients, sont parfaitement informé avec en survol les mêmes informations délivrées dans le tableau ci-dessus sur
- La fiche client, la limite d’encours, son niveau d’alerte/autorisation.
- La fiche de la commande
- La fiche de la facture
Le code d’alerte de l’encours
Le code d’alerte permet de gradué l’importance à accorder au suivi du niveau d’encours avec le client selon trois niveaux :
- Pas d’alerte, code : OUTS_NONE
- Alerte sur le dépassement, code : OUTS_ALERT,
- Bloquer tout dépassement (sauf dérogation), code : OUTS_BLOCKED
Sur les commandes et factures à leurs validation, l’alerte ou le blocage intervient si la limite d’encours est dépassée.
Afin de mettre à jour les clients avec le niveau d’alerte souhaité, deux méthodes
- De façon unitaire sur la fiche client (selon droits)
- En masse via un fichier au format C.S.V en masse
Pour mettre à jour en masse les codes d’alerte de l’encours :
Extraire les clients par Outils->Export DoliPlus -> 9351 : LISTE DES TIERS PAR CATÉGORIE ET/OU TYPE – SPÉCIAL EXPORT
Simplifier au besoin le tableau obtenu, dans sa version minimale cela donne avec la colonne ENCOURS_CODE complétée des codes :
Injecter avec Outils-> Import DoliPlus -> 10010 IMPORT DES TIERS COMBINÉS AVEC LES CONTACTS/ADRESSES
Laisser la colonne ROWID qui sera utilisée pour le rapprochement ( la société ne sera pas utilisée) et décocher « Insérer uniquement – Pas de Mise à jour pouvant écraser des valeurs existantes »,
Nota : Dans cet exemple, nous mettons à jour en même temps la limite de l’encours avec la colonne ENCOURS.
Configuration et droits
Une gestion de droit est à paramétrer afin de donner les autorisation nécessaires aux utilisateurs afin d’utiliser le module.
D’autres outils connexes à utiliser pour mieux maitriser les encours clients
- Les relances manuelle de factures clients à l’aide de modèles ( Récapitulatif des variables Dolibarr de substitution , Modèles de documents avec Dolibarr & DoliPlus)
- Relance préventive de factures Dolibarr && Doliplus
- Relance des Factures impayées automatisées
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