Gestion des demandes d’intervention – Dolibarr DoliPlus

Ce module permet l’enregistrement de demandes d’intervention, ainsi que le suivi des ordres de travail issus d’appels de service et de demandes d’interventions ou de maintenance.

Un tableau de synthèse permet une vue d’ensemble et réuni en un seul point toutes les étapes de la gestion des demandes d’intervention dans Dolibarr DoliPlus.

Le client donneur d’ordre peut accéder à une interface extranet et déposer ses demandes de devis, ou commandes d’intervention.

De leur côté, les équipes de suivi client ou de production peuvent, selon leurs droits, accéder à l’interface interne afin de gérer les demandes et planifier puis lancer la production.

Ce module ne fait pas partie de la distribution standard.

Fonctionnement du logiciel de planification pour la gestion des demandes d’interventions

Enregistrement des demandes d’intervention

Le mode de dépôt des demandes d’intervention peut-être, par le client lui-même via son interface extranet ou le service de gestion de relation clients :

  • Unitaire à l’aide d’un formulaire personnalisable par client,
  • Un dépôt de fichier CSV en une ou deux parties munie d’une clef commune,
  • Par Kiséo une application de formulaire externe avec une liaison API,

À leur enregistrement, les demandes de d’intervention génèrent automatiquement un devis au statut brouillon ou une commande selon la condition d’un service de vente reconnu est reconnu dans la demande.

Un enchaînement automatisé permet de reporter dans le tableau de synthèse général, les numéros de devis, commande, facture associés à la demande.

Les services

Les services correspondants aux interventions sont définis comme habituellement, afin de calibrer les temps d’intervention la durée heure et la quantité en fraction d’heure sont précisés. Le prix servira de base de facturation automatique.

La facturation

La facturation du client final peut-être unitaire ou par relevé de fin de mois  associé à une facture de fin de mois.

Photos et autres documents

Une zone dédiée G.E.D est associée à chaque demande d’intervention et peut-être consultable par le donner d’ordre via un extranet.

Adresse d’intervention

Les adresses d’intervention sont enregistrées dans des Contacts/Adresses liés au tiers donneur d’ordre et sont qualifiées par le type «site» afin de les distinguer des contacts physique ou de facturation.

Une assistance à la saisie des adresses en France est disponible avec géolocalisation de l’adresse. Un clic sur l’adresse reportée dans une colonne permet d’aller vers une carte Google Maps.

Intervenants

Les intervenants peuvent être composés d’équipe internes et/ou externe et doivent être enregistré dans un contrat dans le module GRH.

Spécial Kiséo : une association est possible entre l’intervenant et son code utilisateur Kiséo.

Un champ personnalisé créé sur le formulaire GRH du contrat permet d’enregistrer les départements correspondants à la zone d’intervention possible de l’intervenant.

Exemple d’enregistrement d’un contrat externe (cocher la case « Créer et associer un compte utilisateur externe »)

 

Envoyer des messages par e-mail

À partir du tableau de synthèse, cliquer sur l’icône.

Un lien permet d’accéder aux modèles.

Des variables de substitutions permettent la personnalisation du Message et de son Sujet.

Variables  entourées d’un deux fois «double tiret bas» + exemple :

__NOM__ = AZUR BLEU PROVENCE
__REF_COMMANDE__ = (PROV543)
__FACNUMBER__ = null
__REF_PROJET__ = null
__REF_INTERVENTION__ = FI2107-0041
__DATE__ = 29/06/2021 12 = 00
__REF_INTERVENTION__ = FI2107-0041
__INTERVENANT__ = Cléo GRAND
__ADRESSE__ = AR Construction  33 RUE DU BEAL 38400 ST MARTIN D HERES

+ Tous les champs personnalisés sous la forme

__CODE_ATTRIBUT_EN_MAJUSCULE__ = xxxx

Création de l’intervention.

Lié au module des interventions, la création de l’intervention est automatisée à partir de la commande lié à la demande d’intervention.

  1. Le contenu de la commande est repris dans l’intervention.
  2. L’adresse d’intervention désigne un contact avec le rôle adresse d’intervention.
  3. La date d’intervention est associée à la planification de l’intervention. Si d’autres interventions sont nécessaires, elles devront se planifier directement dans l’intervention

Un lien dans le tableau de synthèse permet un aperçu avec son statut.

Configuration

Les droits sont à paramétrer selon les utilisateurs.

 

Deux tables permettent la personnalisation du module, et son accessible à l’administrateur depuis le tableau de synthèse général en haut à gauche.

 

  1. Le formulaire principal : Permet d’ajouter des éléments de la demande pour tous via le groupe INS et spécifique au client via à un nom de groupe spécifique à un client donneur d’ordre.
  2. Le formulaire lié aux entrées éventuelles via CSV : Rassemble les noms des champs des formulaires CSV via à un nom de groupe spécifique à client donneur d’ordre. Les attributs sont générés automatiquement à la lecture du CSV. Les libellés peuvent être renommés, réordonnées, affiché ou non dans le formulaire.

Configuration et paramètres spécifiques liés au Client donneur d’ordre

Le Menu «Client» permet d’accéder à la personnalisation des données pour un client.

Un tableau de synthèse énumère les clients configurés.

 

 Note
Client Nom du client
Groupe du formulaire principal Permet de personnaliser le formulaire principal qui utilisera les attributs du groupe standard INS + celui désigné ici
Groupe du formulaire CSV Rassemble les noms des champs des formulaires CSV via à un nom de groupe spécifique à client donneur d’ordre. Les attributs sont générés automatiquement à la lecture du CSV. Les libellés peuvent êtres renommés, réordonnées, affiché ou non dans le formulaire.
Nom de la colonne contenant le nom du service Si un service est associé à la demande, il sera détecté dans cette colonne.
Schéma de l’adresse d’intervention (création auto) Suivant la table (consult_csv ou consult) ou se trouve les données :

Exemple :

consult_csv=nom:XXXX,prenom:XXXX,adresse:XXXX,cp:XXXX,ville:XXXX,……

  • nom:XXXX,
  • prenom:XXXX,
  • adresse:XXXX,
  • cp:XXXX,
  • ville:XXXX
  • phone_pro:XXXX,
  • phone_perso:XXXX,
  • phone_mobile:XXXX,
  • email:XXXX
  • note:

Si besoin de composer l’adresse utiliser & en séparateur , exemple :

…….,adresse:street_number&street_name,……

Nom de la colonne clef N°1 Pour injection via une paire de CSV, le nom de la colonne contenant la clef commune
Nom de la colonne clef N°2 Pour injection via une paire de CSV, le nom de la colonne contenant la clef commune
Kiseo token La clef de la session Kiséo correspond au client (ouvrir puis fermer le formulaire pour mettre à jour)
Kiséo Formulaire Id du formulaire Kiséo  (ouvrir puis fermer le formulaire pour mettre à jour)
Kiséo Document Id du document Kiséo (ouvrir puis fermer le formulaire pour mettre à jour)

 

Possibilité de mettre en place un Service de ramasse automatique tous les 15 minutes des C.S.V déposés dans un sous dossier client,

Configuration des messages de confirmation de RDV

Les contenus des messages sont à paramétrer dans le module Intervention (Divers ->configuration).

  1. Message pour e-mail
  2. Message pour SMS

Une priorité d’envoi se fait par SMS si le compte pré payé est alimenté. Le Numéro doit être dans le champ Tel Mobile afin d’être reconnu.

 

Portail extranet

Le Portail extranet est à configurer convenablement afin de donner la possibilité aux clients et intervenants externes de visualiser les informations liées à l’exploitation.

Les droits spécifiques au module (Accès profil ..) sont à utiliser pour ces accès.

Exemple de paramétrage pour intervenant externe

Nota : L’utilisateur doit appartenir à un groupe si cas d’une configuration en multi-société

Exemple de paramétrage pour un client

Nota : L’utilisateur doit appartenir à un groupe si cas d’une configuration en multi-société

Kiséo

  1. Accès en écriture afin de pré-remplir un formulaire,
  2. Accès en lecture des données saisies,
  3. Récupération des PDF,

Outils :

  1. Liste des utilisateurs : cf Fiche utilisateur DoliPlus,
  2. Liste des formulaires : Cf Paramétrage client,
  3. Liste des modèles de documents : Cf Paramétrage client. Nota enregistrer le formulaire puis modifier pour sélectionner le document attaché à ce formulaire,
  4. Service de ramasse automatique tous les 15 minutes des formulaires saisies,
  5. Journal d’importation détaillé des formulaires dans la G.E.D de la demande,