Exemple de rôle (également appelé type de contact) :

• Contact client en charge du suivi des règlements
• Contact fournisseur suivi de la commande
• Contact client Facturation (vente)

Le module ‘Contacts’ permet de définir différents interlocuteurs et leurs rôles pour les :

• propales (devis),
• commandes,
• factures,
• contrats de service,
• commandes fournisseurs,
• factures de fournisseurs,

Une fois défini, par défaut, les documents énumérés ci-dessus sont automatiquement créés avec les contacts associés.

Les contacts peuvent être sélectionnés auprès d’un même Tiers ou d’un autre Tiers agissant ainsi par « délégation ».

Il est possible de vérifier sur l’onglet  correspondant à la gestion des contacts sur la propale,…, facture la bonne affectation du contact et de son rôle par le type de contact.

Exemple. Établir une facture systématiquement sur une autre adresse

Lors de la création d’une facture pour un Tiers A, un « contact client Facturation » est désigné parmi un Tiers B jouant le rôle de centre de facturation du Tiers A. Cette action permet d’établir systématiquement la facture à l’adresse du contact Tiers B.

D’autres modules utilisent également cette fonctionnalité. Par exemple, pour les relances automatiques de factures impayées, il est nécessaire de définir précisément le destinataire du mail de relance en charge des règlements clients.

Pour désigner un contact pour le Tiers A en charge du suivi des règlements, sélectionner le type  «Contact client en charge des règlements ».

Paramétrage des contacts par défaut

Afin d’atteindre la page, sélectionner depuis la fiche du Tiers une des icônes « plume »  afin d’accéder au deuxième groupe d’onglet du Tiers.

Puis sélectionner l’onglet « Affectations ».