sur 9 octobre 2019 Sommaire
La Facturation récurrente Dolibarr permet d’automatiser l’édition et l’envoi par mail/courrier des factures clients avec une périodicité.
La facture s’appuie sur un modèle de facture (appelé aussi facture prédéfinie) assorti d’un échéancier défini et d’options paramétrables.
Pour les règlements en prélèvements SEPA, les factures sont inscrites dans le processus de la gestion des prélèvements permettant d’éditer un fichier au format standard européen téléchargeable auprès de toutes les banques européennes afin d’exécuter tous les ordres de prélèvement en une seule opération puis de classer payé l’ensemble des factures concernées lors du constat du règlement en banque.
Comment construire une Facturation récurrente Dolibarr ?
Activer l’option PG57 : Gestion des factures récurrentes dans Paramètres PDF/Interface puis onglet «Espace de configuration- Paramètres Généraux»
Plusieurs possibilités sont disponibles, à partir :
- Du contrat de service
- D’une commande client
- D’une facture client en mode Provisoire
Dans tous ces cas, un bouton permet la création de la facture prédéfinie ainsi que le lien avec son élément source (Tableau disponible en bas de page).
Il est possible via le lien de se rendre ensuite directement sur la facture prédéfinie puis de la compléter/modifier si nécessaire.
Nota :
Le tag Abo sur la Réf. interne permet de personnaliser la Réf. interne en automatique : Abo + Mois Année de la facture.
Comment définir la récurrence de la facture
Sur la facture prédéfinie :
Onglet «Factures récurrentes»
Activer la fréquence voulue.
Définir les paramètres
Date pour la prochaine génération de facture : Date de début de la prochaine échéance en configuration initiale ouu en mise à jour.
Nombre maximum de génération : 2 pour Renouvelable par tacite reconduction ou XX pour un nombre déterminé d’échéances
Statut des factures générées : Brouillon (Prov) ou Chrono définitif
Renouvelable par tacite reconduction : Oui / Non
Paiement échéance : Selon le terme
Date sur Service automatique : Oui, permet de voir apparaitre la date dur service. Nota une échéance d’avance est nécessaire pour calculer correctement la date de fin de période ( début de la suivante – 1 jour)
Pour le mandat SEPA le mode de règlements en prélèvements doit être activé
Générer l’échéancier
- Cet outil est à usage interne à des fins de gestion, il n’est pas destiné aux clients,
- Un export Excel peut-être lancé si nécessaire,
- La création de facture en masse cf chapitre ci-dessous «Interface de gestion des échéances mensuelles »,
- Une échéance peut être désactivée (report à la demande d’un client),
- Une échéance peut-être supprimée,
- Des échéances peuvent être ajoutées en modifiant la date de 1ere échéance + nouvelle génération,
- La colonne «Prov» permet de taguer une génération de facture à réaliser exceptionnellement en Provisoire afin d’être amendée sur l’échéance concernée.
- La colonne «Alerte» permet de taguer l’échéance concernée avec un commentaire afin de peser à réaliser une action (exemple faire une situation réelle si l’échéancier traduit une estimation),
- Une fois la facture générée, celle-ci est reportée avec un lien dans la ligne de l’échéance.
Onglet «Contact Facture»
Deux méthodes possibles :
- Définir localement le contact de facturation
- Définir au niveau du tiers le contact de facture prédéfinie (cf chapitre : contact défini par défaut )
Interface de gestion de Facturation récurrente Dolibarr
Pour accéder au tableau
Le tableau de gestion permet de conduire les opérations mois par mois.
- Édition des factures en masse,
- Envoi par mail / ou par courrier via un fichier PDF regroupant toutes les factures à imprimer,
Un auto rafraichissement du tableau permet de suivre les déroulements des opérations lancées. Conserver l’écran ouvert jusqu’à la fin des opérations.
Les factures Prov doivent être validées pour l’édition.
C’est le compte émail de l’utilisateur qui est utilisé pour l’envoi.
L’onglet GED permet de stocker le PDF fusionné.
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