sur 18 mars 2016 Sommaire
Introduction
Dans DoliPlus en standard, le dossier intitulé « Scan» qui apparait dans l’explorateur des multiples emplacements de la GED
Ce dossier à plusieurs fonctionnalités.
Exemple dans GED du tiers:
Dossier «Scan» associé à un Scanner réseau
Ce dossier est associé à une connexion FTP ou SFTP.
Ces informations (adresse, login, mot de passe) vous sont fournies lors de votre inscription. Contactez votre support pour les obtenir à nouveau éventuellement.
La plus part des appareils du type scanner sur réseau permettent aujourd’hui d’envoyer les documents scannés directement sur un serveur distant via FTP ou SFTP vous permettant de disposer de ce document sans besoin d’autre forme de téléchargement.
Nota: la connexion FTP n’est disponible que sur l’environnement principal (entité 1) dans le cas d’une utilisation de DoliPlus avec le module multi-société.
Dossier «Scan» accessible sur un autre serveur ou appareils mobiles
La connexion FTP est également utile pour établir des synchronisations en utilisant le protocole FTP pour synchroniser des documents à utiliser en mode déconnecté sur un smartphone ou une tablette IOS ou Android ou Windows.
À titre d’exemple les applis suivantes téléchargeables sur les stores respectifs permettent une synchronisation qui peut être à double sens.
- Android: AndFTP
- IOS: FTPManager
Cette fonctionnalité est également utilisée dans le Module Intervention afin de rapatrier les PDF type bon d’intervention ou Rapport ou Procès verbal de fin de travaux afin de les faire signer par les clients a l’aide d’une autre application XODO disponible sur IOS ou Android
Dossier «Scan» comme dossier de transfert
Le dossier intitulé « Scan» à également une fonction de dossier de transfert permettant de faire glisser des documents de façon temporaire afin de faire vers d’autres zones GED.
Dossier «Scan» et messagerie
Dans la messagerie, il est possible d’extraire automatiquement les pièces jointes reçues directement vers la GED.
Tous les dossiers de la GED n’étant pas accessibles depuis la messagerie, on utilise généralement le dossier scan en guise de destination première de l’extraction.
En mode multi fenêtres, il est pratique d’ouvrir ensuite la zone GED de destination finale et de faire glisser les documents extraits de la messagerie.
Une fenêtre s’ouvre pour désigner l’emplacement des fichiers extraits dans la GED
Dans façon parallèle, il est possible depuis la messagerie d’inclure des pièces jointes depuis la GED. Si la zone GED contenant le document n’est pas disponible dans l’explorateur GED au sein de la messagerie, là aussi utile d’utiliser les dossiers «Scan» à des fins de transfert.
Dossier «Scan» devient personnel.
Le dossier Scan peut devenir attitré à chaque utilisateur.
En effet, jusqu’à présent le dossier chacun pouvait créer son sous-dossier de façon libre. Ce sous dossier est partagé pour tous ainsi que son contenu.
Une nouvelle option en configuration permet de rendre accessible ce sous dossier uniquement à l’utilisateur
Ce dossier Scan étant accessible par FTP, il s’agit d’une arborescence créée automatiquement pour chaque utilisateur où chaque nom de sous dossier est représenté par l’adresse mail de l’utilisateur définie dans la configuration de la messagerie.
- /scan/email_de_pierre/
- /scan/email_de_florence/
Pour rendre effective cette option, il s’agit de configurer le module :
Puis d’activer l’option N° 1 :
Une gestion des droits est associée et permet un paramétrage fin par utilisateur.
Pour activer la possibilité d’un nouveau dossier permettant à un accès à tous les sous dossiers du dossier principal Scan, il s’agit d’accorder les droits «Autoriser l’accès au dossier Scan de tous les utilisateurs dans la GED générale» (voir ci-dessus)
Pour activer la possibilité d’un nouveau dossier spécial «Scanner» commun à tous les utilisateurs, il s’agit d’activer l’option N° 2 (ci-dessus) + autoriser l’accès au dossier spécial Scanner.
Il est également possible de définir plusieurs accès sur votre scanner afin que celui-ci dirige le document vers le sous-dossier de l’utilisateur en indiquant le «chemin*» /scan/email_de_pierre/ dans la configuration du scanner.
- *Cette terminologie peut varier d’une machine à une autre.
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