Contrats de Services

Les Contrats de Services dans Dolibarr permettent de gérer un processus issu d’une commande client ou d’une proposition commerciale signée permettant de gérer la vente d’un service avec une période de validité.

Exemples courants :

  • La vente d’un contrat de maintenance,
  • la vente d’une période de garantie,
  • la vente d’un service quelconque sur une période définie,

Le module doit être activé.

Les sous-menus sont disponibles dans le menu vente.

Des vues en liste permettent une vue d’ensemble.

Des statuts / états permettent une visibilité sur l’activation du/des services

Une requête dans le Logiciel Emailing permet d’adresser une communication en masse sur les services à échoir par exemple.

Un service peut être associé à un ou plusieurs matériels du Parc dans le module Gestion des interventions – Gestion de parc de matériels.

Listes

Deux types de liste existent :

  1. Liste des Contrats
  2. Liste des Services  + liste avec filtre ( Services inactifs    Services actifs   Services expirés   Services fermés)

Relance automatique des contrats à échéance

Afin de rappeler la tacite reconduction de contrat, il est possible d’activer cette fonctionnalité sur option permettant l’envoi d’un courrier par e-mail ou voie postale afin de signifier la reconduction.

Un espace de configuration spécifique permet de définir les options ainsi que le sujet du mail, le contenu du message quelque soit le mode d’envoi.

Un service automatique quotidien permet d’automatiser le processus.

Un jeu de variables de substitution permet de personnaliser le message et le sujet.

Variable + ‘= exemple’

__REF__ = CT2007-0620
__NOM__ = Nom du tiers
__CP__ = 30100
__VILLE__ = ALES
__ADDRESS__ = Adresse du tiers
__DESCRIPTION__ = Contrat d’entretien …
__DATE_OUVERTURE__ = 25-10-2019-15:00
__DATE_FIN_VALIDITE__ = 25-10-2020-14:00
__DATE_CLOTURE__ =

Une action de relance est associée au contrat.

Un rapport ainsi d’un document PDF du jour contenant les courriers assemblés est disponible dans la GED associée.

Le responsable reçoit un e-mail en cas de courriers postaux à envoyer.

Mode simulation :

Un bouton est disponible dans la GED associée pour générer des tests.

Ce mode bloque l’envoi du mail et la génération de l’action.

Il permet de constater via le rapport les réglages opérées et également via l’édition des es courriers.

Interventions et matériel du parc

Il est possible de lier des matériels du parc au service de l’intervention en lien avec le module Maintenance et Gestion de Parc.

Cf chapitre Gestion des interventions – Gestion de parc de matériels

Facturation récurrente

Un contrat de service peut aussi servir de base au modèle de facturation récurrente.

Cf chapitre Facturation récurrente Dolibarr

Documents

Les aspects commerciaux sont souvent définis par le devis, la commande.

Il est possible d’éditer également un document à partir du contrat, soit à partir un modèle PDF standard  «Strato », ou à partir de modèle personnalisable selon une matrice  «.odt», ou bien encore un modèle spécial sur commande.

La configuration des modèles permet également une édition PDF à partir de la matrice au  format «.odt».

Les matrices sont à déposer dans le dossier  Menu Outils -> Documents & Matrices -> Modèles de documents -> Contrat

Se reporter également aux chapitres suivants :

 

Ajouter des C.G.V

Incluez vos Conditions Générales de Vente à vos documents.

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