Besoin des fonctionnalités spécifiques ?

Voyons comment rédiger le Cahier des charges Dolibarr, et pas de panique !…. Nous sommes là pour vous aider !

Le premier document pour tout projet de développement de logiciel est le cahier des charges. Ce guide pratique a pour but de vous mettre sur la piste.

Voici les avantages à rédiger votre cahier des charges logiciel :

• Structurer le projet
• Clarifier les idées
• Identifier les besoins
• Assurer la bonne compréhension de votre projet par les développeurs

Nous vous proposons ici des exemples d’extraits de cahier des charges simples pour des demandes restant professionnelles à travers une approche simplifiée et accessible.

Le cahier des charges se construit de la présentation générale du logiciel vers une description plus détaillée comprenant les actions de chaque utilisateur.

Un cahier des charges a pour fonction de formaliser les besoins, les fonctionnalités attendues, afin que ce soit compris par l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet.

Présentation générale du logiciel

Rédigez quelques mots en langage naturel pour expliquer la ou les problématiques rencontrées dans la situation existante.

Un conseil :

À ce stade, laissez de côté toutes considérations techniques côté logiciel, faites comme tout était possible… nous verrons cela ensemble dans un second temps lors de la rédaction de votre cahier des charges Dolibarr.

Un cahier des charges se construit aussi par réflexion et échanges successifs, considérez votre première rédaction comme une étape et soumettez-nous cette première version non aboutie avec la mention « Brouillon ».

Définissez les soucis rencontrés à travers la situation existante,

Décrivez les enjeux de vos besoins –

Exemple :

• Corriger les dysfonctionnements ….
• Recherche de productivité,
• Réduction des erreurs et des travaux en double,
• Production de données statistiques,
• Amélioration de la qualité, et/ou du service rendu aux clients,
• Réagir face à un concurrent,
• …,

Précisez, l’objectif général du logiciel et ce que vous attendez de son utilisation.

Exemple :

« On a de plus en plus d’appels techniques à gérer. Aujourd’hui tout est consigné dans un fichier Excel que l’on partage. Et cela pose plein de problèmes : on ne peut pas travailler dessus plusieurs en même temps, ce n’est pas très aisé de retrouver les contacts précédents… De plus, lorsque l’on doit partager des informations entre collègues du service technique, on le fait par email, mais cela devient vite le fouillis : on ne retrouve pas les messages, chacun possède sa méthode de classement, pas de suivi…). Et comme pour les années à venir la relation client est la priorité stratégique de la société, ce point est à travailler d’urgence. »

Objectif :

Suite à l’explicitation du contexte, exprimez le niveau de vos attentes et les résultats attendus. Les objectifs seront quantifiés.

Établissez vos priorités, sur le gain de temps (essayer de les chiffrer), la satisfaction de vos clients, le nouveau service rendu…

« Nous voulons offrir un meilleur service dans nos réponses aux clients à l’aide d’un véritable outil de gestion des demandes. Aujourd’hui le taux de satisfaction est à 60%, nous visons les 80% un an après la mise en place du nouvel outil ».

Périmètre

Fixez ici les limites que vous donnez à votre projet. Tous les clients sont-ils concernés ? Cela implique-t-il tous les collaborateurs ? Toutes les implantations ?…

« Nous nous concentrons sur les clients France »

Description fonctionnelle

Décrivez votre besoin en termes de fonctionnalités. En quelques lignes, expliquez ce que doit faire votre application. C’est l’outil de base pour la réalisation.

L’exercice est essentiel pour la compréhension de votre besoin. De plus, il vous oblige à réfléchir sur ce que vous voulez vraiment.

Par où commencer cette analyse ?

Vous pouvez procéder de la sorte :

Partez des fonctions principales et déclinez-les.

Par exemple :

Fonction principale : Enregistrer le contact avec le client

Sous-fonctions :

Créer une nouvelle fiche

Modifier une fiche existante,

…….

Affinez chacune des actions utilisateurs identifiées. Pour chaque action utilisateur, vous créez une sous-fonction pour la détailler.

Décrivez exactement ce que représente cette action, pour quel type d’utilisateur ; lister ses contraintes éventuelles (par exemple ici, l’existence d’une commande pour une intervention technique)

Rassemblez les phrases décrivant les actions par catégories d’utilisateurs.

Type utilisateur	Action utilisateur	Commentaire
Agent comptable	saisir contrat client	Fiche client (numéro client) doit exister.
	Relancer les clients en impayés	2 Relance maximum, réglable. Email, SMS, Fax.
	Saisir commandes client	Fiche devis devient une commande ; Ne pas saisir une nouvelle fois les informations.
agent commercial	consulter les demandes devis
	Contacter les prospects
	Rapporter la conclusion d’une mise en relation
technicien électricité	saisir rapport intervention
	Consulter feuille de route journée / semaine

Pour chaque fonction, vous pouvez adopter une grille précisant :

Fonction : enregistrer le contact avec le client  /  créer une nouvelle fiche
Objectif	Accéder facilement à un masque de saisie comprenant les informations essentielles à demander
Description	L’ouverture d’un masque est possible à travers un raccourci sur le bureau. Il comprend les informations suivantes : compte client, Nom du client, Nom du contact (…), etc.
Contraintes / règles de gestion	Le service n’est valable que pour les clients, un mode dégradé sera prévu plus tard pour les prospects. La fiche ne peut être fermée que par son créateur, etc.
Niveau de priorité	Priorité haute

Gestion des droits utilisateurs

Cette rubrique consiste à identifier chacun des types d’utilisateurs du logiciel et leurs droits d’utiliser le logiciel.

Lorsqu’un logiciel est utile à plusieurs catégories d’utilisateur, ceux-ci n’ont souvent pas accès aux mêmes actions.

Listez les utilisateurs; notez leurs fonctions dans l’entreprise suivie d’un verbe et d’une phrase courte décrivant l’action. Autre exemple :

Personne (Service)	Utilisation du logiciel
Brigitte (service comptable)	saisir contrat client Relancer les clients en impayés Saisir commandes client
Franck (agent commercial)	consulter les demandes devis Contacter les prospects Rapporter la conclusion d’une mise en relation
Robert (technicien électricité)	saisir rapport intervention Consulter feuille de route journée / semaine»

Interface utilisateur – Écrans

Si vous avez en tête une idée du  « design » final de l’interface, faites une maquette à la main, sur un éditeur de texte avec les fonctions dessin.

Budget – Délai – Organisation – Cahier des charges Dolibarr

Précisez les ressources que vous comptez mobiliser.

Enveloppe budgétaire

Responsable de projet interne

Exprimez ici la date de réalisation attendue pour votre projet. Avec, pour les cas un peu plus complexes, des livrables intermédiaires, phases de test,…

En conclusion

Pour gagner en productivité, réduire les travaux redondants, il devient indispensable de travailler sur un référentiel unique et partagé (logiciel ERP), dans lequel chaque acteur de l’entreprise apporte sa contribution et la met à disposition des autres acteurs de l’entreprise.

La rédaction d’un cahier des charges Dolibarr est l’étape indispensable pour la réussite de l’adaptation de votre logiciel à vos besoins spécifiques.

Vous tirez parti rapidement de tout ce travail accompli en amont du démarrage du projet, en clarifiant vos besoins, vos processus, votre organisation.