sur 17 mars 2023 Sommaire
- 1 Archivage automatique des mails entrants et sortants – ERP Dolibarr & DoliPlus
- 2 Archivage manuel des mails entrants
- 3 Archivage automatique des mails entrants et sortants
- 4 Condition d’utilisation du service.
- 5 Principe d’archivage automatique des mails entrants et sortants
- 6 Accès à l’archivage depuis le Projet
- 7 Les Fax – Principe d’archivage
- 8 Accès et confidentialité aux messages archivés
- 9 Configuration du module Archives
Archivage automatique des mails entrants et sortants – ERP Dolibarr & DoliPlus
Plusieurs raisons peuvent motiver la mise en place la mis en place d’une politique d’Archivage automatique des mails entrants et sortants au sein de l’entreprise :
- Comme rappelé dans cet article, respecter l’obligation légale de traçabilité des échanges électroniques. La méthode doit permettre notamment de retrouver facilement les informations archivées, comme par exemple retrouver l’auteur d’un mail envoyé à partir d’un poste informatique de l’entreprise.
- Faciliter la gestion de la relation client au quotidien afin d’archiver au plus près des processus utilisés ( devis, réclamation SAV, ..), les pièces afférentes aux échanges avec les tiers ( clients, prospects, fournisseurs) de l’organisation,
Doliplus intègre plusieurs outils dans sa version standard afin de rendre plus facile cette fonctionnalité.
Nous constatons bien souvent une perte de temps et d’efficacité dans cette tâche au sein des Entreprises.
Le but poursuivi dans votre solution ERP est d’améliorer la facilité d’usage, de rendre le moins possible chronophage cette opération et d’offrir une centralisation de l’information afin de renforcer la compétitivité de l’Entreprise.
Un format de fichier développé par Microsoft pour Outlook et Outlook Express. Un fichier avec l’extension «.eml» est un courriel archivé qui préserve les entêtes et le formatage HTML d’origine ainsi que les pièces jointes attaché au message. La plupart des logiciels de messagerie prennent en charge la lecture des fichiers avec l’extension «.eml», c’est aussi le format d’archivage utilisé dans Doliplus.
Passons en revue les outils disponibles.
Archivage manuel des mails entrants
Contrairement à la méthode automatique expliquée en chapitre 2, c’est l’utilisateur qui va extraire l’archive puis la stocker dans la GED.
Pour extraire une archive, se rendre sur la messagerie et sur le message faire un clic droit afin de faire apparaitre le menu contextuel qui propose une copie de la source (fichier.eml) vers la G.E.D.
Faire ensuite depuis la G.E.D glisser le message à bonne destination par exemple dans la G.E.D d’un devis.
Un double-clic sur le fichier avec l’extension «.eml» permettra d’ouvrir un nouvel onglet afin de pouvoir le visualiser et éventuellement en extraire à nouveau les pièces jointes. L’onglet G.E.D permet de récupérer le(s) fichier(s) de l’archive.
Archivage automatique des mails entrants et sortants
Afin de faciliter l’archivage de l’historique de la relation client/ fournisseur, les mails reçus de la part de tiers et de contacts de tiers identifiés dans Dolibarr sont automatiquement rangés sous l’onglet « Archive Mail Fax » de chaque fiche tiers.
Il est affecté au logiciel une boite mail spécifique et celle-ci doit être paramétrée afin de recevoir une copie de tous les mails des utilisateurs bénéficiant de cette fonctionnalité.
Cet archivage automatique des mails entrants et sortants ouvre le champ à un travail collaboratif plus large afin d’augmenter la productivité et la réactivité de service dans le cadre de la relation Client et/ou Fournisseur.
Cette fonctionnalité évite de perdre du temps dans le classement individuel au sein de chaque boite mail des utilisateurs.
Retrouver un mail est facile, il s’agit de rentrer dans l’espace du client.
Condition d’utilisation du service.
Ce module facultatif est activable selon une décision de l’organisation, l’entreprise utilisatrice de ce service.
Il est admis que les mails professionnels concernant un tiers de l’organisation constituent une ressource appartenant à l’entreprise et ne sont pas personnels.
De même, il est considéré et admis par tous les utilisateurs que cette ressource d’information rentre dans le champ d’un travail collaboratif.
Principe d’archivage automatique des mails entrants et sortants
Une copie des mails chaque utilisateur est redirigée une boite mail spécifique ( ex: archive@masociete.com). S’agissant d’une copie, l’utilisateur n’est en rien perturbé, et cette opération est pour lui totalement transparente.
Le système analyse les messages reçus. Si le message contient une adresse mail appartenant à la base des tiers (fiche + contact) alors cette copie est automatiquement rangée sous l’onglet « Archive Mail Fax » de la fiche.
Les mails internes envoyés avec Dolibarr + DoliPlus lors de devis, commande ou factures sont eux aussi archivés.
De plus, si vous utilisez la messagerie intégrée à Dolibarr (module messagerie) alors les messages envoyés sont également classés automatiquement dans l’onglet « Archive Mail Fax » de la fiche à condition de synchroniser la signature de l’utilisateur avec cette messagerie.
Le système permet sur les messages archivés d’extraire automatiquement les pièces jointes et via l’onglet GED vous pouvez ensuite déplacer ces documents dans un autre dossier du serveur.
Il est également possible de transférer ce mail en l’éditant via l’interface de messagerie interne de votre DoliPlus.
Nota :
Pas d’archivage de mails expédiés vers des tiers depuis les appareils mobiles sauf paramétrage spécifique. En effet, si une copie n’est pas redirigée vers la boite mail spécifique, aucune action d’archivage n’est possible.
Un mail qui ne concerne pas un contact ou un tiers enregistré dans Dolibarr n’est pas reconnu, et donc ne sera pas archivé.
Dans la fiche tiers seul un administrateur peut
- supprimer de la base une ligne correspondant à un mail,
- purger l’archive du tiers tout ou partie selon une date,
Lors de l’installation, sur prestation spéciale il est possible de lancer manuellement une récupération des e-mails présents dans d’autres boîtes mail afin de reconstituer la relation Client par exemple.(Consultez votre support)
Il est également à noter que l’archivage représente une sécurité supplémentaire quant à la protection des données puisqu’il s’agit d’une copie archivée dans Dolibarr.
Accès à l’archivage depuis le Projet
Vous retrouvez la même fonctionnalité au sein du Projet avec un onglet « Archive Mail Fax », avec les mails et fax des contacts déclarés dans le projet.
Les Fax – Principe d’archivage
Pour les fax de moins en moins utilisé de nos jours, il faut créer une redirection des fax automatique depuis la machine fax sous la forme d’un mail vers (archive@masociete.com), ou bien directement depuis la console web du fournisseur pour les fax virtuels.
Les phrases de reconnaissance sont définies depuis la console d’administration. Les fax dont les numéros sont présents dans Dolibarr sont directement archivés sous l’onglet « Archive Mail Fax ».
Il est ensuite possible de définir un ou plusieurs utilisateurs responsables du traitement des Fax.
Pour cela, il faut activer la boite « Boite Fax reçus » dans la console d’administration afin qu’elle apparaisse sur sa page d’accueil. Les fax lus et traités disparaissent de la boite en page d’accueil.
Dans tous les cas, dès réceptions, les Fax sont archivés derrière la fiche tiers.
Seul l’administrateur peut supprimer de la base une ligne correspondant à un fax dans la fiche tiers.
Accès et confidentialité aux messages archivés
Pour paramétrer vos contacts privés, il faut utiliser la console d’administration dans le module « archives » ou le lien présent depuis l’onglet « Archive Mail Fax ».
Seul un administrateur peut réaliser cette opération.
Un mail ou un fax appartenant à un contact « Privé » est historisé, mais son contenu n’est lisible que par le propriétaire du contact privé.
Configuration du module Archives
Configuration du module DoliPlus
Se rendre dans la configuration du module et configurer les paramètres d’accès à la boîte « archive » ( ex: archive@masociete.com).
Synchroniser la signature de chaque utilisateur avec la messagerie, vous pouvez ensuite vérifier dans votre Web-mail : Via Messagerie/Préférences/Identités Cci : xxxx@xxx.com
Configuration de votre serveur de messagerie
Directement depuis votre serveur de messagerie router une copie vers xxxx@xxx.com
Ou si vous utilisez Gmail exemple :
Depuis l’interface Gmail Via Paramètres/ Transfert Pop/Imap, dans Tranfert ajouter une adresse de transfert : xxxx@xxx.com et confirmer via code reçu en retour. Laisser une copie des messages sur le serveur Gmail.
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